Hast du auch ein bisschen Gold unter deinem Schreibtisch versteckt? 

Was meine ich wohl damit? Ich habe mir überlegt, heute sprechen wir über das Thema Prozesse. 

Ich weiß, dass es für ganz viele ein Gähn-Thema ist und einige haben jetzt vielleicht auch schon die Öhrchen angelegt. Doch tatsächlich sind Prozesse so viel mehr als Arbeitsanweisungen.

Im Kontext dieses Beitrags können Prozesse dir helfen, das Gold unter deinem Schreibtisch zu heben.  

Klare Prozesse ergeben klare Angebote

Nehmen wir an, du definierst einen Prozess für dich völlig klar, zum Beispiel deinen Standardprozess der Buchführung, deinen Fibu-Prozess.

Wenn wir einen Schritt weitergehen und innerhalb des Fibu-Prozesses klären, welche Schritte tatsächlich zur Grundleistung der Fibu gehören und welche Teile des Prozesses als Sonderleistungen im Rahmen der Buchführung gelten, hilft uns das dabei, profitable Angebote für unsere Mandanten zu erstellen. Und zwar so, dass sie von jedem verstanden werden.

Du selbst verstehst dein eigenes Angebot und es ist einheitlich für alle Mandanten.

Dein Mandant versteht das Angebot, weil du es ihm sonnenklar präsentieren kannst.

Auch deine Mitarbeiter wissen genau, welche Leistungen des Fibu-Prozesses sie auf welche Art erfassen müssen.

Den Goldschatz heben

Dank dieser Vorarbeit kannst du deine Rechnung so verfassen, dass die Wertschöpfung für die Kanzlei vollständig erzielt wird. Dabei bleibst du im Rahmen deiner Werte, deiner Prozesse und deiner Vereinbarung mit deinem Mandanten. 

Genau das meine ich mit dem Gold unter deinem Schreibtisch.

Das Gold unter deinem Schreibtisch ist eine Metapher für das Potenzial von Einkommen, das in vielen Kanzleien ungenutzt bleibt, wenn die Prozesse nicht klar aufgeteilt sind in Grundleistungen und Sonderleistungen. 

Es ist ärgerlich, wenn Leistungen, die eindeutig und klar zu den Sonderleistungen gehören, nicht abgerechnet werden, nur weil niemand sich wirklich im Klaren darüber ist, wo die Grenze verläuft.

Wenn ich jedes Mal nur einen Euro bekäme, wenn ich das in einer Kanzlei sehe, wäre ich bereits zufrieden und bräuchte kein Gold mehr unter meinem Schreibtisch.

Goldschatz heben in drei Schritten

Deshalb finde ich es so spannend, Prozesse auch vor diesem Hintergrund zu betrachten.

PS: Du willst mehr Lebensfreude mit weniger Stress in deiner Kanzlei? 

Dann klicke hier und hole dir meine

7 Top Anti-Stress-Hacks für Steuerberater 

für 0 €.

Planst du deine Mandantentermine für Freude oder für Leid?

Immer wieder ist ein großes Thema, wenn ich mit meinen Kanzleiinhabern spreche:

Warum komme ich eigentlich so wenig dazu, meine Mandanten wirklich proaktiv zu beraten?

Steuerberater oder Steuerverwalter?

Denn das Beraten ist doch eigentlich der Grund, warum wir Steuerberater geworden sind, oder? Die meisten, zumindest diejenigen, die ich kenne, hatten nicht geplant, Steuerverwalter zu werden und sich mit dem ganzen Papierkram und Formularen herumschlagen zu müssen, sondern wollten eigentlich beraten.

Warum also haben wir also so wenig proaktive Beratung in unseren Alltag integriert?

Nun, es gibt zahlreiche Gründe dafür. Einen davon beleuchte ich in diesem Beitrag.

Freust du dich auf Mandantentermine?

Normalerweise sollten wir uns freuen, wenn ein Mandant zu uns kommt, um eine Beratung zu erhalten. 

Ein Teil von uns denkt: „Juhuuu, ich habe einen Termin mit einem Mandanten. Ich darf beraten. Ich freue mich darauf.“

Der andere Teil denkt jedoch: „Oh wow, das bedeutet viel Arbeit für mich.“

Grundsätzlich ist es zwar super, dass ein Mandant eine Beratung benötigt. Doch im steuerberatenden Beruf liegt die eigentliche Arbeit oft nicht in, sondern zwischen den Mandantenterminen.

Was ist deine eigentliche Arbeit?

Es gibt viele Berufe, bei denen die eigentliche Dienstleistung während der direkten Arbeit mit dem Kunden – also im Kundentermin – erbracht wird.

Beim Steuerberater ist das anders. Denn bei uns spielt arbeitstechnisch die Musik eigentlich zwischen den Mandantenterminen. Und dadurch, dass das unser Alltag ist und es deshalb völlig normal ist für uns, empfinden wir dieses Vorgehen auch als die eigentliche Arbeit.

Den ganzen Tag Termine und „nix erledigt“ …

Als ich meinen persönlichen Transit von der Compliance-Arbeit zur reinen Beratungstätigkeit vollzogen habe, fiel mir das besonders plakativ auf.

Plötzlich bestand mein Alltag überwiegend aus Kundenterminen. Ich war von morgens bis abends in Gesprächen und habe mit Menschen gesprochen, um Probleme zu lösen.

Anfangs hatte ich abends oft das Gefühl, dass ich gar nichts wirklich gearbeitet hatte. Ich war es gewohnt, dass Arbeit bedeutet, am Schreibtisch zu sitzen und irgendetwas auszufüllen, zu berechnen oder zu erstellen, um es dann meinem Mandanten zu übergeben. 

Nach 20 oder 25 Jahren dieser Arbeit war es seltsam für mich, dass Arbeit auch bedeuten kann, mit Menschen zu sprechen und ihnen zu helfen. Deswegen hat es sich für mich so angefühlt, als wäre die eigentliche Arbeit das, was zwischen den Mandantenterminen stattfand.

Anfangs hatte ich persönlich große Schwierigkeiten damit, mich selbst als produktiv wahrzunehmen, wenn ich „nur“ mit Menschen gesprochen habe.

PS: Du willst mehr Lebensfreude mit weniger Stress in deiner Kanzlei? 

Dann klicke hier und hole dir meine

7 Top Anti-Stress-Hacks für Steuerberater 

für 0 €.

Wenn das Pferd tot ist, steig ab.

Dieses indianische Sprichwort kennst du sicherlich bereits. Dennoch denken wir im Alltag oft nicht daran, unsere „toten Pferde“ in Würde zu begraben.

Was war schon „immer“ so?

Überlege dir gerne einmal kurz, was du schon immer auf eine bestimmte Art und Weise getan hast. Du hast es aus einem bestimmten Grund so getan, weil es dir gedient hat. Es gab gute Gründe, warum du genau dieses „Pferd“ für dich ausgewählt und geritten hast.

Möglicherweise bist du jedoch inzwischen aus dem, was dir damals gedient hat, herausgewachsen. Es war damals vielleicht die beste Entscheidung und das Beste, was du tun konntest.

Doch es fühlt sich schon eine ganze Weile nicht mehr richtig für dich an.

Das ist nicht das Pferd, mit dem du in die Zukunft reiten möchtest.

Wie bemerkst du in deiner Wunschkanzlei, dass du ein „totes Pferd“ reitest?

Zunächst einmal merkst du es daran, dass dein Pferd im Laufe der Zeit immer langsamer geworden ist. Das bedeutet, dass Dinge, die du schon immer auf eine bestimmte Art und Weise gemacht hast und die du aus gutem Grund als vielversprechend in deiner Kanzlei eingeführt hast, auf einmal holprig und schwierig werden.

Sollte, könnte, müsste

Vielleicht merkst du auch, dass du eigentlich keine Lust mehr darauf hast. Oft erkennen wir es auch daran, dass wir etwas aufschieben, dass wir lieber etwas anderes tun und uns hinterher Vorwürfe machen, weil wir nicht das getan haben, was wir eigentlich tun „sollten„.

Das sind die Gefühle, die wir damit verbinden, wenn wir sagen: „Das ist irgendwie nicht mehr das Richtige“. Und oft gehen wir dann hart mit uns selbst ins Gericht. „Aber das war immer gut. Jetzt reiß dich zusammen und mach es einfach!“

Du bist nicht mehr du

Doch jedes Mal, wenn du es dann tust, fühlt es sich an, als ob du eine „Rolle“ spielst. Du bist nicht wirklich du selbst. Es kommt nicht aus deiner inneren Energie, sondern du reißt dich eben zusammen und arbeitest einen Prozess ab, den du irgendwann einmal als erfolgversprechend für dich definiert hast.

PS: Du willst mehr Lebensfreude mit weniger Stress in deiner Kanzlei? 

Dann klicke hier und hole dir meine

7 Top Anti-Stress-Hacks für Steuerberater 

für 0 €.

100 % sind 100 %. Wir erfinden die Mathematik nicht neu.

Doch was meine ich damit, wenn ich dir sage, 100 % sind 100 %? Warum erzähle ich dir das?

Privat vs. Kanzlei

Momentan erlebe ich ganz besonders in meinem Netzwerk, dass zurzeit viele in ihrem Privatleben besondere Herausforderungen zu bewältigen haben. Das ist per se nichts Außergewöhnliches. Jeder von uns hat gelegentlich private Herausforderungen zu bewältigen.

Spannend ist jedoch, was in den meisten Fällen passiert.

In vielen Fällen ist es so, dass wir von uns erwarten, dass wir unsere privaten Situationen – das, was bei uns im normalen Privatleben eben passiert – nicht mit in die Kanzlei tragen. Wir haben eine innere Erwartung an uns selbst, dass wir trotzdem genauso „funktionieren“ müssen wie sonst. Ich glaube jedoch, dass wir uns damit keinen Gefallen tun, denn 100% sind eben immer noch 100%.

100% Energie

Vielleicht hast du mich schon einmal sagen hören: Jeder von uns wacht morgens mit seinem Säckchen voller Energie auf. Wir bekommen jeden Tag neue Energie, um die Herausforderungen des jeweiligen Tages zu bewältigen. Das ist unsere 100 % Energie.

Zusätzlich zu den 100 % Energie haben wir netterweise auch noch eine Reserve erhalten, um Schwankungen auszugleichen.

Leider verleitet diese Reserve uns häufig dazu zu denken, dass wir ohne Weiteres über die 100 % hinausgehen können. Wir denken, dass wir mit dieser Reserve noch ein kleines bisschen mehr von uns verlangen dürfen und noch eins drauflegen können. Wir sagen uns „Komm, das schaffen wir doch auch noch!“ und „Den nächsten Schritt gehen wir auch noch!“.

Doch ich denke, das ist ein Trugschluss, denn diese Reserve ist eigentlich nichts anderes als eine Notstromversorgung.

Notstromversorgung ist für Notfälle gedacht

Vielleicht ist es auch in deiner Kanzlei schon einmal passiert, dass aus irgendeinem Grund die Sicherung geflogen ist. In diesem Fall hast du idealerweise eine sogenannte USV – eine Notstromversorgung – die verhindert, dass dein Server abstürzt.

Doch die Notstromversorgung ist kein Freibrief, um einfach weiterzuarbeiten, ohne das Problem zu beheben.

Sie gibt dir lediglich etwa zehn Minuten Zeit, um dich neu zu organisieren, den Server geordnet herunterzufahren, die Computer und elektrischen Geräte vom Netz zu nehmen. Damit du einen Plan erstellen kannst, wie du mit der neuen Energie-Situation umgehen möchtest, um Schaden an deinen Daten und deiner Kanzlei zu vermeiden.

Genauso verhält es sich mit den Energiereserven im menschlichen Körper. Sie sind eine Notstromversorgung, die für den Notfall gedacht ist, um die wichtigsten Tätigkeiten noch ausführen zu können. Um uns zunächst einmal ohne Kollateralschäden in eine Situation zu bringen, in der wir uns in Ruhe mit der eigentlichen Schadensbeseitigung befassen können.

Das bedeutet jedoch auch, dass die Notstromversorgung – also unsere Energiereserven – nicht dazu da sind, um Dauerbetrieb zu leisten und jeden Tag über unsere 100 % hinauszugehen, ohne ihnen zwischendurch Gelegenheit zu geben, sich wieder aufzufüllen und stabil zu bleiben.

PS: Du willst mehr Lebensfreude mit weniger Stress in deiner Kanzlei? 

Dann klicke hier und hole dir meine

7 Top Anti-Stress-Hacks für Steuerberater 

für 0 €.

Sieben Schritte, um aus Stroh Gold zu spinnen. 

Das klingt im ersten Moment ziemlich vollmundig und vielversprechend. Aber sei mal ehrlich zu dir selbst: Ist in deiner Kanzlei oder deinem Unternehmen immer jedem klar, was zu welchem Auftrag gehört?

Vielleicht hast du bei dieser Frage innerlich gezuckt. Aber keine Sorge, das ist kein ungewöhnliches Problem. Du bist damit auch nicht allein, es ist eine der häufigsten Fragen, die ich in der Zusammenarbeit mit Kanzleien sehe. 

Was bedeutet „kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ überhaupt?

Zusätzlich handelt es sich hierbei um einen fortlaufenden Prozess. Es geht uns allen so, dass unsere Prozesse nicht jederzeit vollständig definiert sind, und selbst wenn sie es sind, gibt es immer Raum für Verbesserungen. Deshalb heißt es ja auch: kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Es geht darum, jeden Tag 1 % besser und präziser zu werden. 

Prozesse sind die Alchemie deiner Wunschkanzlei

Das ist es, worüber ich heute mit dir sprechen möchte: Prozessgestaltung. 

Denn die Prozesse sind wie Alchemie deiner Wunschkanzlei. Vielleicht hast du es schon einmal von mir gehört: es sind die Prozesse, die letztendlich dafür sorgen, dass du dich auf deine Wunschkanzlei verlassen kannst und dass alles so passiert, wie du es dir wünschst und vorstellst. Auch wenn du nicht jeden einzelnen Prozessschritt in der Hand hast oder begleitest.

Und bevor du jetzt abschalten willst, weil Prozesse langweilig und doof klingen, lass mich sagen: Ich verstehe das. Du denkst vielleicht, dass du dafür keine Zeit hast, weil es momentan an so vielen Ecken brennt und du viel zu tun hast. 

Doch ich möchte dir auch sagen, dass du nicht sofort ein perfektes Prozesshandbuch erstellen musst!

Fang mit der teuersten Konfliktzone an

Worum es wirklich geht, ist eine der häufigsten und teuersten Konfliktzonen in Kanzleien abzubauen: nämlich die Unklarheit darüber, wie Aufträge abgewickelt werden sollen und wer was zu welchem Zeitpunkt zu tun hat, um das bestmögliche Ergebnis für deine Mandanten zu erzielen. 

Wir sind es unseren Mandanten schuldig, das ideale Ergebnis mit minimaler Ressourcenverschwendung zu erreichen. 

Was passiert denn letztendlich, wenn wir das Gefühl haben, wir erreichen dieses Ziel gerade nicht? 
Wir nehmen es auf unsere Kappe!

Diese Konfliktzone besteht übrigens nicht nur bei der Zusammenarbeit mit unseren Mandanten. Es kann passieren, dass der Mandant uns nicht alles liefert, was wir benötigen und dadurch entsteht zusätzliche Arbeit für uns. 

Doch es betrifft auch die Zusammenarbeit mit unseren Mitarbeitern. Letzte Woche hatte ich mit jemandem darüber gesprochen, dass eine Mitarbeiterin Dinge im Rahmen der Buchführung erledigt hat, die nicht Teil des Auftrags waren. Die Mitarbeiterin hat es sehr gut gemeint und eine perfekte Buchhaltung abgeliefert – die aber der Mandant nicht in diesem Umfang beauftragt hatte. 

Spätestens dann strahlt es aus auf die Honorare und das Schreiben von Rechnungen. Wenn du dir die Zeiterfassung anschaust, denkst du vielleicht auch manchmal „Ach du liebe Zeit, das kann ich dem Mandanten ja gar nicht alles in Rechnung stellen.“

PS: Du willst mehr Lebensfreude mit weniger Stress in deiner Kanzlei? 

Dann klicke hier und hole dir meine

7 Top Anti-Stress-Hacks für Steuerberater 

für 0 €.