Sieben Schritte, um aus Stroh Gold zu spinnen. 

Das klingt im ersten Moment ziemlich vollmundig und vielversprechend. Aber sei mal ehrlich zu dir selbst: Ist in deiner Kanzlei oder deinem Unternehmen immer jedem klar, was zu welchem Auftrag gehört?

Vielleicht hast du bei dieser Frage innerlich gezuckt. Aber keine Sorge, das ist kein ungewöhnliches Problem. Du bist damit auch nicht allein, es ist eine der häufigsten Fragen, die ich in der Zusammenarbeit mit Kanzleien sehe. 

Was bedeutet „kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ überhaupt?

Zusätzlich handelt es sich hierbei um einen fortlaufenden Prozess. Es geht uns allen so, dass unsere Prozesse nicht jederzeit vollständig definiert sind, und selbst wenn sie es sind, gibt es immer Raum für Verbesserungen. Deshalb heißt es ja auch: kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Es geht darum, jeden Tag 1 % besser und präziser zu werden. 

Prozesse sind die Alchemie deiner Wunschkanzlei

Das ist es, worüber ich heute mit dir sprechen möchte: Prozessgestaltung. 

Denn die Prozesse sind wie Alchemie deiner Wunschkanzlei. Vielleicht hast du es schon einmal von mir gehört: es sind die Prozesse, die letztendlich dafür sorgen, dass du dich auf deine Wunschkanzlei verlassen kannst und dass alles so passiert, wie du es dir wünschst und vorstellst. Auch wenn du nicht jeden einzelnen Prozessschritt in der Hand hast oder begleitest.

Und bevor du jetzt abschalten willst, weil Prozesse langweilig und doof klingen, lass mich sagen: Ich verstehe das. Du denkst vielleicht, dass du dafür keine Zeit hast, weil es momentan an so vielen Ecken brennt und du viel zu tun hast. 

Doch ich möchte dir auch sagen, dass du nicht sofort ein perfektes Prozesshandbuch erstellen musst!

Fang mit der teuersten Konfliktzone an

Worum es wirklich geht, ist eine der häufigsten und teuersten Konfliktzonen in Kanzleien abzubauen: nämlich die Unklarheit darüber, wie Aufträge abgewickelt werden sollen und wer was zu welchem Zeitpunkt zu tun hat, um das bestmögliche Ergebnis für deine Mandanten zu erzielen. 

Wir sind es unseren Mandanten schuldig, das ideale Ergebnis mit minimaler Ressourcenverschwendung zu erreichen. 

Was passiert denn letztendlich, wenn wir das Gefühl haben, wir erreichen dieses Ziel gerade nicht? 
Wir nehmen es auf unsere Kappe!

Diese Konfliktzone besteht übrigens nicht nur bei der Zusammenarbeit mit unseren Mandanten. Es kann passieren, dass der Mandant uns nicht alles liefert, was wir benötigen und dadurch entsteht zusätzliche Arbeit für uns. 

Doch es betrifft auch die Zusammenarbeit mit unseren Mitarbeitern. Letzte Woche hatte ich mit jemandem darüber gesprochen, dass eine Mitarbeiterin Dinge im Rahmen der Buchführung erledigt hat, die nicht Teil des Auftrags waren. Die Mitarbeiterin hat es sehr gut gemeint und eine perfekte Buchhaltung abgeliefert – die aber der Mandant nicht in diesem Umfang beauftragt hatte. 

Spätestens dann strahlt es aus auf die Honorare und das Schreiben von Rechnungen. Wenn du dir die Zeiterfassung anschaust, denkst du vielleicht auch manchmal „Ach du liebe Zeit, das kann ich dem Mandanten ja gar nicht alles in Rechnung stellen.“

PS: Du willst mehr Lebensfreude mit weniger Stress in deiner Kanzlei? 

Dann klicke hier und hole dir meine

7 Top Anti-Stress-Hacks für Steuerberater 

für 0 €.