100 % sind 100 %. Wir erfinden die Mathematik nicht neu.

Doch was meine ich damit, wenn ich dir sage, 100 % sind 100 %? Warum erzähle ich dir das?

Privat vs. Kanzlei

Momentan erlebe ich ganz besonders in meinem Netzwerk, dass zurzeit viele in ihrem Privatleben besondere Herausforderungen zu bewältigen haben. Das ist per se nichts Außergewöhnliches. Jeder von uns hat gelegentlich private Herausforderungen zu bewältigen.

Spannend ist jedoch, was in den meisten Fällen passiert.

In vielen Fällen ist es so, dass wir von uns erwarten, dass wir unsere privaten Situationen – das, was bei uns im normalen Privatleben eben passiert – nicht mit in die Kanzlei tragen. Wir haben eine innere Erwartung an uns selbst, dass wir trotzdem genauso „funktionieren“ müssen wie sonst. Ich glaube jedoch, dass wir uns damit keinen Gefallen tun, denn 100% sind eben immer noch 100%.

100% Energie

Vielleicht hast du mich schon einmal sagen hören: Jeder von uns wacht morgens mit seinem Säckchen voller Energie auf. Wir bekommen jeden Tag neue Energie, um die Herausforderungen des jeweiligen Tages zu bewältigen. Das ist unsere 100 % Energie.

Zusätzlich zu den 100 % Energie haben wir netterweise auch noch eine Reserve erhalten, um Schwankungen auszugleichen.

Leider verleitet diese Reserve uns häufig dazu zu denken, dass wir ohne Weiteres über die 100 % hinausgehen können. Wir denken, dass wir mit dieser Reserve noch ein kleines bisschen mehr von uns verlangen dürfen und noch eins drauflegen können. Wir sagen uns „Komm, das schaffen wir doch auch noch!“ und „Den nächsten Schritt gehen wir auch noch!“.

Doch ich denke, das ist ein Trugschluss, denn diese Reserve ist eigentlich nichts anderes als eine Notstromversorgung.

Notstromversorgung ist für Notfälle gedacht

Vielleicht ist es auch in deiner Kanzlei schon einmal passiert, dass aus irgendeinem Grund die Sicherung geflogen ist. In diesem Fall hast du idealerweise eine sogenannte USV – eine Notstromversorgung – die verhindert, dass dein Server abstürzt.

Doch die Notstromversorgung ist kein Freibrief, um einfach weiterzuarbeiten, ohne das Problem zu beheben.

Sie gibt dir lediglich etwa zehn Minuten Zeit, um dich neu zu organisieren, den Server geordnet herunterzufahren, die Computer und elektrischen Geräte vom Netz zu nehmen. Damit du einen Plan erstellen kannst, wie du mit der neuen Energie-Situation umgehen möchtest, um Schaden an deinen Daten und deiner Kanzlei zu vermeiden.

Genauso verhält es sich mit den Energiereserven im menschlichen Körper. Sie sind eine Notstromversorgung, die für den Notfall gedacht ist, um die wichtigsten Tätigkeiten noch ausführen zu können. Um uns zunächst einmal ohne Kollateralschäden in eine Situation zu bringen, in der wir uns in Ruhe mit der eigentlichen Schadensbeseitigung befassen können.

Das bedeutet jedoch auch, dass die Notstromversorgung – also unsere Energiereserven – nicht dazu da sind, um Dauerbetrieb zu leisten und jeden Tag über unsere 100 % hinauszugehen, ohne ihnen zwischendurch Gelegenheit zu geben, sich wieder aufzufüllen und stabil zu bleiben.

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Sieben Schritte, um aus Stroh Gold zu spinnen. 

Das klingt im ersten Moment ziemlich vollmundig und vielversprechend. Aber sei mal ehrlich zu dir selbst: Ist in deiner Kanzlei oder deinem Unternehmen immer jedem klar, was zu welchem Auftrag gehört?

Vielleicht hast du bei dieser Frage innerlich gezuckt. Aber keine Sorge, das ist kein ungewöhnliches Problem. Du bist damit auch nicht allein, es ist eine der häufigsten Fragen, die ich in der Zusammenarbeit mit Kanzleien sehe. 

Was bedeutet „kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ überhaupt?

Zusätzlich handelt es sich hierbei um einen fortlaufenden Prozess. Es geht uns allen so, dass unsere Prozesse nicht jederzeit vollständig definiert sind, und selbst wenn sie es sind, gibt es immer Raum für Verbesserungen. Deshalb heißt es ja auch: kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Es geht darum, jeden Tag 1 % besser und präziser zu werden. 

Prozesse sind die Alchemie deiner Wunschkanzlei

Das ist es, worüber ich heute mit dir sprechen möchte: Prozessgestaltung. 

Denn die Prozesse sind wie Alchemie deiner Wunschkanzlei. Vielleicht hast du es schon einmal von mir gehört: es sind die Prozesse, die letztendlich dafür sorgen, dass du dich auf deine Wunschkanzlei verlassen kannst und dass alles so passiert, wie du es dir wünschst und vorstellst. Auch wenn du nicht jeden einzelnen Prozessschritt in der Hand hast oder begleitest.

Und bevor du jetzt abschalten willst, weil Prozesse langweilig und doof klingen, lass mich sagen: Ich verstehe das. Du denkst vielleicht, dass du dafür keine Zeit hast, weil es momentan an so vielen Ecken brennt und du viel zu tun hast. 

Doch ich möchte dir auch sagen, dass du nicht sofort ein perfektes Prozesshandbuch erstellen musst!

Fang mit der teuersten Konfliktzone an

Worum es wirklich geht, ist eine der häufigsten und teuersten Konfliktzonen in Kanzleien abzubauen: nämlich die Unklarheit darüber, wie Aufträge abgewickelt werden sollen und wer was zu welchem Zeitpunkt zu tun hat, um das bestmögliche Ergebnis für deine Mandanten zu erzielen. 

Wir sind es unseren Mandanten schuldig, das ideale Ergebnis mit minimaler Ressourcenverschwendung zu erreichen. 

Was passiert denn letztendlich, wenn wir das Gefühl haben, wir erreichen dieses Ziel gerade nicht? 
Wir nehmen es auf unsere Kappe!

Diese Konfliktzone besteht übrigens nicht nur bei der Zusammenarbeit mit unseren Mandanten. Es kann passieren, dass der Mandant uns nicht alles liefert, was wir benötigen und dadurch entsteht zusätzliche Arbeit für uns. 

Doch es betrifft auch die Zusammenarbeit mit unseren Mitarbeitern. Letzte Woche hatte ich mit jemandem darüber gesprochen, dass eine Mitarbeiterin Dinge im Rahmen der Buchführung erledigt hat, die nicht Teil des Auftrags waren. Die Mitarbeiterin hat es sehr gut gemeint und eine perfekte Buchhaltung abgeliefert – die aber der Mandant nicht in diesem Umfang beauftragt hatte. 

Spätestens dann strahlt es aus auf die Honorare und das Schreiben von Rechnungen. Wenn du dir die Zeiterfassung anschaust, denkst du vielleicht auch manchmal „Ach du liebe Zeit, das kann ich dem Mandanten ja gar nicht alles in Rechnung stellen.“

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Die 10-10-10 Methode oder auch Gedanken an der Himmelspforte – was hat das eine mit dem anderen zu tun?

Nun, bei meinem Mann und mir zu Hause gibt es einen geflügelten Ausdruck. Immer wenn wir etwas tun, auf das wir gerade Lust haben, auch wenn wir vielleicht „etwas anderes tun sollten“, sagt einer von uns

„Na, wir werden sicherlich nicht eines Tages an der Himmelspforte stehen und uns denken: ‚Ach verflixt, wäre ich an diesem Freitag nur länger im Büro geblieben‘ oder ‚Hätte ich mir nicht an diesem Wochenende Zeit für meinen Mann, meine Familie, meine Kinder genommen’“

Das wird einfach nicht passieren.

Was Menschen WIRKLICH bereuen

Als ich heute Morgen so darüber nachgedacht habe, ist mir Bronnie Ware wieder eingefallen. Ich weiß nicht, ob du sie kennst? Sie hat ein sehr interessantes Buch geschrieben und damit auch eine gewisse Berühmtheit erlangt.

Bronnie Ware ist Sterbebegleiterin und hat Menschen am Ende ihres Weges gepflegt. Sie hat ihnen zugehört und ihre Gedanken notiert. Dabei hat sie herauskristallisiert, dass es fünf Dinge gibt, die Menschen völlig unabhängig von ihrem kulturellen Hintergrund, ihrem finanziellen Hintergrund und der Art und Weise, wie sie ihr Leben geführt haben, am Ende ihrer Tage am meisten bereuen.

Das klingt jetzt nach einem sehr traurigen Thema und ich finde auch, wenn uns diese Gedanken erst am Ende unserer Tage kommen, ist es auch ein sehr trauriges Thema. Deshalb dachte ich, ich nehme das mal in den heutigen Impuls mit rein, sodass wir, die wir alle hier sind, stattdessen gleich jetzt drüber nachdenken können.

Was bedeuten Bronnie Wares Erkenntnisse für uns und wie können wir dafür sorgen, dass wir genau diese Punkte nicht bereuen werden?

Bronnie hat herausgefunden, dass an erster Stelle dessen, was Menschen am allermeisten bereuen, der Satz steht: „Ich wünschte, ich hätte den Mut gehabt, mein eigenes Leben zu leben.“ 

An zweiter Stelle folgt gleich etwas, was vermutlich jeden von uns betrifft: „Ich wünschte, ich hätte weniger gearbeitet.“ 

Nummer drei ist: „Ich wünschte, ich hätte meine Gefühle öfter ausgedrückt.“ 

Nummer vier: „Ich wünschte, ich hätte den Kontakt zu meinen Freunden und geliebten Menschen mehr gepflegt.“ 

Und auch Nummer fünf ist noch mal so ein Knallersatz: „Ich wünschte, ich hätte mir erlaubt, glücklicher zu sein.“

Alle diese fünf Sätze haben für mich eine unglaublich tiefe Bedeutung. Und ich glaube sehr, dass, wenn wir am Ende unserer Tage unser Haupt zum letzten Mal auf das Kissen legen und uns diese Gedanken durch den Kopf gingen, es sicherlich eine sehr traurige Erfahrung sein würde. 

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Was kannst du kontrollieren und was nicht?

„Wir sind verantwortlich für die Energie, die wir in einen Raum bringen.“

Oprah Winfrey

Vielleicht hast du das Zitat von Oprah Winfrey schon mal gehört und vielleicht hast du dir auch schon deine eigenen Gedanken dazu gemacht.

Verantwortung ist besser als ihr Ruf

Auch wenn Verantwortung oft erst einmal nach einer Last klingt, bedeutet es aber auch wir können ganz viel daran gestalten. Denn, wenn ich verantwortlich bin für die Energie, die ich in einen Raum, in ein Gespräch, in einen Konflikt oder in egal was bringe, dann kann ich das auch beeinflussen, gestalten und kontrollieren.

Input versus Output

Das bedeutet letztendlich: egal, was wir vorhaben, egal welches Ziel wir im Blick haben -ob das jetzt ein großes Ziel für deine Wunschkanzlei ist oder ob es vielleicht ein Tagesziel ist, oder das bevorstehende Gespräch mit einem Mitarbeiter oder mit einem Mandanten gut zu führen – du kannst deinen Input kontrollieren, du kannst kontrollieren, beeinflussen und gestalten, wie du in diese Situation hineingehst und was du bereit bist, dort zu investieren.

Was wir sehr, sehr häufig nicht gestalten können und nicht beeinflussen können, ist der Output, der letztlich dabei herauskommt. Ganz besonders dann nicht, wenn dieses Ergebnis, dieser Output, davon abhängig ist, was andere Menschen mitzubringen, was sie bereit sind zu investieren oder wie sie bereit sind, auf dich zu reagieren.

Denn das ist deren Input und den kontrollieren sie selber.

Konzentriere dich auf deinen Input

Das bedeutet, dass wir uns selbst für Frustration anfällig machen, solange wir uns persönlich darauf versteifen, ein bestimmtes Ziel erreichen zu müssen und uns dabei regelrecht verbissen verhalten. Ich meine hier nicht Ziel im Sinne einer übernommenen Verpflichtung, sondern vielmehr, die Fälle, in denen wir uns in das Erreichen eines bestimmten Ergebnisses verbeißen. Wenn wir dabei nämlich nicht allein durch unseren Input in der Lage sind, dieses Ziel zu erreichen, sondern auch der Input anderer Menschen eine Rolle spielt, kann das zu Problemen führen.

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»In 12 Wochen mehr erreichen als andere in einem ganzen Jahr.«

Das klingt schon irgendwie spannend, wenn man das so hört.

Als ich es das erste Mal gehört habe, dachte ich mir: Wie soll das funktionieren? Das kann im Leben nicht stimmen!

Und dann habe ich es ausprobiert, weil ich immer alles ausprobiere, was ich irgendwie spannend finde. Und tatsächlich: ich habe festgestellt, dass da etwas dran ist.

Vielleicht hast du das Buch „The 12 Week Year“ von Brian Moran schon einmal gelesen? Falls du es getan hast, lies es noch einmal, falls du es jetzt noch nicht für dich implementiert hast.

Falls du es noch nicht gelesen hast, solltest du es dir unbedingt besorgen. Es gibt auch eine deutsche Version davon. Auf Deutsch heißt es: »Das 12-Wochen-Jahr: Wie Sie in 12 Wochen mehr schaffen als andere in 12 Monaten«. Dieses Buch ist wirklich Gold wert.

Stelle deine Ziele nicht hinten an

Tatsächlich ist es nämlich so, dass wir unsere eigenen Ziele nicht mit höchster Priorität belegen, sobald andere Dinge in unser Leben treten, die uns irgendwie dringender, wichtiger oder opportuner erscheinen. In diesen Momenten sind unsere eigenen Ziele diejenigen, die wir immer hinten anstellen, weil wir selbst ja die einzigen sind, die ein originäres Interesse an ihrer Verwirklichung haben und niemand anders setzt sich dafür ein.

Wir haben bereits in einem anderen Beitrag darüber gesprochen, wie du es hinbekommen kannst, deine eigenen Ziele genauso hoch zu priorisieren, wie die Ziele anderer Menschen in deinem Leben, und das 12-Wochen-Jahr ist ein wichtiger Bestandteil davon.

Der berühmte letzte Drücker

Die Theorie ist schnell erzählt: Brian Moran hat beobachtet, dass in der Wirtschaft die meisten Umsätze, die größten Ergebnisse oder die wichtigsten Schritte kurz vor Toresschluss erreicht werden, also kurz vor einer Deadline.

Parkinsons Gesetz

Das deckt sich auch mit dem Parkinsonschen Gesetz. Dieses Gesetz besagt unter anderem, dass Dinge so lange dauern, wie man dafür Zeit hat.

Tja, und wenn ich ein ganzes Jahr Zeit habe, um ein bestimmtes Ziel zu verwirklichen, dann erscheint es mir in den ersten 1 bis 2 Quartalen auf meiner täglichen To-do-Liste oft nicht so wahnsinnig dringend, denn: Ich habe ja noch Zeit.

Wichtiges wird irgendwann auch dringend

Genau dieser Gedanke führt dann dazu, dass wir am Ende eben keine Zeit mehr haben, dass es dann furchtbar dringend wird und wir unheimlich ranklotzen müssen, damit wir es am Ende doch noch schaffen, unser Ziel zu erreichen.

12 Monate = 12 Wochen

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