Hast du schon einmal von „Profit First®“ gehört? 

Wenn nicht, ist das völlig in Ordnung, wenn in dir gerade etwas zusammenzuckt.

 „Profit First“ klingt ziemlich amerikanisch, nicht wahr?

Aber falls du bereits davon gehört hast, könnte es dir vielleicht anders gehen. Möglicherweise hast du bereits ein bisschen Neugier gegenüber diesem „Profit First“ entwickelt.

Wie dem auch sei, heute möchte ich mit dir darüber sprechen, wie „Profit First®“ deine Wunschkanzlei unterstützen kann.

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Nein, heute geht es nicht darum, dass du in deinem Alltag Pausen machen sollst. Natürlich sollst du das tun, aber das ist nicht die Art von Pause, über die ich heute sprechen möchte.

Gönnst du dir in Gesprächen oder in besonderen Situationen die Gelegenheit, einen Moment lang nachzudenken, bevor du reagierst?

Oft geraten wir in unserem hektischen Alltag in Schwierigkeiten, weil wir den Drang verspüren, sofort auf alles zu antworten, immer eine Lösung parat zu haben oder sofort Ja oder Nein sagen zu müssen.

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Hast du auch ein bisschen Gold unter deinem Schreibtisch versteckt? 

Was meine ich wohl damit? Ich habe mir überlegt, heute sprechen wir über das Thema Prozesse. 

Ich weiß, dass es für ganz viele ein Gähn-Thema ist und einige haben jetzt vielleicht auch schon die Öhrchen angelegt. Doch tatsächlich sind Prozesse so viel mehr als Arbeitsanweisungen.

Im Kontext dieses Beitrags können Prozesse dir helfen, das Gold unter deinem Schreibtisch zu heben.  

Klare Prozesse ergeben klare Angebote

Nehmen wir an, du definierst einen Prozess für dich völlig klar, zum Beispiel deinen Standardprozess der Buchführung, deinen Fibu-Prozess.

Wenn wir einen Schritt weitergehen und innerhalb des Fibu-Prozesses klären, welche Schritte tatsächlich zur Grundleistung der Fibu gehören und welche Teile des Prozesses als Sonderleistungen im Rahmen der Buchführung gelten, hilft uns das dabei, profitable Angebote für unsere Mandanten zu erstellen. Und zwar so, dass sie von jedem verstanden werden.

Du selbst verstehst dein eigenes Angebot und es ist einheitlich für alle Mandanten.

Dein Mandant versteht das Angebot, weil du es ihm sonnenklar präsentieren kannst.

Auch deine Mitarbeiter wissen genau, welche Leistungen des Fibu-Prozesses sie auf welche Art erfassen müssen.

Den Goldschatz heben

Dank dieser Vorarbeit kannst du deine Rechnung so verfassen, dass die Wertschöpfung für die Kanzlei vollständig erzielt wird. Dabei bleibst du im Rahmen deiner Werte, deiner Prozesse und deiner Vereinbarung mit deinem Mandanten. 

Genau das meine ich mit dem Gold unter deinem Schreibtisch.

Das Gold unter deinem Schreibtisch ist eine Metapher für das Potenzial von Einkommen, das in vielen Kanzleien ungenutzt bleibt, wenn die Prozesse nicht klar aufgeteilt sind in Grundleistungen und Sonderleistungen. 

Es ist ärgerlich, wenn Leistungen, die eindeutig und klar zu den Sonderleistungen gehören, nicht abgerechnet werden, nur weil niemand sich wirklich im Klaren darüber ist, wo die Grenze verläuft.

Wenn ich jedes Mal nur einen Euro bekäme, wenn ich das in einer Kanzlei sehe, wäre ich bereits zufrieden und bräuchte kein Gold mehr unter meinem Schreibtisch.

Goldschatz heben in drei Schritten

Deshalb finde ich es so spannend, Prozesse auch vor diesem Hintergrund zu betrachten.

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Planst du deine Mandantentermine für Freude oder für Leid?

Immer wieder ist ein großes Thema, wenn ich mit meinen Kanzleiinhabern spreche:

Warum komme ich eigentlich so wenig dazu, meine Mandanten wirklich proaktiv zu beraten?

Steuerberater oder Steuerverwalter?

Denn das Beraten ist doch eigentlich der Grund, warum wir Steuerberater geworden sind, oder? Die meisten, zumindest diejenigen, die ich kenne, hatten nicht geplant, Steuerverwalter zu werden und sich mit dem ganzen Papierkram und Formularen herumschlagen zu müssen, sondern wollten eigentlich beraten.

Warum also haben wir also so wenig proaktive Beratung in unseren Alltag integriert?

Nun, es gibt zahlreiche Gründe dafür. Einen davon beleuchte ich in diesem Beitrag.

Freust du dich auf Mandantentermine?

Normalerweise sollten wir uns freuen, wenn ein Mandant zu uns kommt, um eine Beratung zu erhalten. 

Ein Teil von uns denkt: „Juhuuu, ich habe einen Termin mit einem Mandanten. Ich darf beraten. Ich freue mich darauf.“

Der andere Teil denkt jedoch: „Oh wow, das bedeutet viel Arbeit für mich.“

Grundsätzlich ist es zwar super, dass ein Mandant eine Beratung benötigt. Doch im steuerberatenden Beruf liegt die eigentliche Arbeit oft nicht in, sondern zwischen den Mandantenterminen.

Was ist deine eigentliche Arbeit?

Es gibt viele Berufe, bei denen die eigentliche Dienstleistung während der direkten Arbeit mit dem Kunden – also im Kundentermin – erbracht wird.

Beim Steuerberater ist das anders. Denn bei uns spielt arbeitstechnisch die Musik eigentlich zwischen den Mandantenterminen. Und dadurch, dass das unser Alltag ist und es deshalb völlig normal ist für uns, empfinden wir dieses Vorgehen auch als die eigentliche Arbeit.

Den ganzen Tag Termine und „nix erledigt“ …

Als ich meinen persönlichen Transit von der Compliance-Arbeit zur reinen Beratungstätigkeit vollzogen habe, fiel mir das besonders plakativ auf.

Plötzlich bestand mein Alltag überwiegend aus Kundenterminen. Ich war von morgens bis abends in Gesprächen und habe mit Menschen gesprochen, um Probleme zu lösen.

Anfangs hatte ich abends oft das Gefühl, dass ich gar nichts wirklich gearbeitet hatte. Ich war es gewohnt, dass Arbeit bedeutet, am Schreibtisch zu sitzen und irgendetwas auszufüllen, zu berechnen oder zu erstellen, um es dann meinem Mandanten zu übergeben. 

Nach 20 oder 25 Jahren dieser Arbeit war es seltsam für mich, dass Arbeit auch bedeuten kann, mit Menschen zu sprechen und ihnen zu helfen. Deswegen hat es sich für mich so angefühlt, als wäre die eigentliche Arbeit das, was zwischen den Mandantenterminen stattfand.

Anfangs hatte ich persönlich große Schwierigkeiten damit, mich selbst als produktiv wahrzunehmen, wenn ich „nur“ mit Menschen gesprochen habe.

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Wenn das Pferd tot ist, steig ab.

Dieses indianische Sprichwort kennst du sicherlich bereits. Dennoch denken wir im Alltag oft nicht daran, unsere „toten Pferde“ in Würde zu begraben.

Was war schon „immer“ so?

Überlege dir gerne einmal kurz, was du schon immer auf eine bestimmte Art und Weise getan hast. Du hast es aus einem bestimmten Grund so getan, weil es dir gedient hat. Es gab gute Gründe, warum du genau dieses „Pferd“ für dich ausgewählt und geritten hast.

Möglicherweise bist du jedoch inzwischen aus dem, was dir damals gedient hat, herausgewachsen. Es war damals vielleicht die beste Entscheidung und das Beste, was du tun konntest.

Doch es fühlt sich schon eine ganze Weile nicht mehr richtig für dich an.

Das ist nicht das Pferd, mit dem du in die Zukunft reiten möchtest.

Wie bemerkst du in deiner Wunschkanzlei, dass du ein „totes Pferd“ reitest?

Zunächst einmal merkst du es daran, dass dein Pferd im Laufe der Zeit immer langsamer geworden ist. Das bedeutet, dass Dinge, die du schon immer auf eine bestimmte Art und Weise gemacht hast und die du aus gutem Grund als vielversprechend in deiner Kanzlei eingeführt hast, auf einmal holprig und schwierig werden.

Sollte, könnte, müsste

Vielleicht merkst du auch, dass du eigentlich keine Lust mehr darauf hast. Oft erkennen wir es auch daran, dass wir etwas aufschieben, dass wir lieber etwas anderes tun und uns hinterher Vorwürfe machen, weil wir nicht das getan haben, was wir eigentlich tun „sollten„.

Das sind die Gefühle, die wir damit verbinden, wenn wir sagen: „Das ist irgendwie nicht mehr das Richtige“. Und oft gehen wir dann hart mit uns selbst ins Gericht. „Aber das war immer gut. Jetzt reiß dich zusammen und mach es einfach!“

Du bist nicht mehr du

Doch jedes Mal, wenn du es dann tust, fühlt es sich an, als ob du eine „Rolle“ spielst. Du bist nicht wirklich du selbst. Es kommt nicht aus deiner inneren Energie, sondern du reißt dich eben zusammen und arbeitest einen Prozess ab, den du irgendwann einmal als erfolgversprechend für dich definiert hast.

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